民眾可透過「機關檔案目錄查詢網」(https://near.archives.gov.tw/home)查找想要申請的檔案，並記下檔號及名稱等資訊，再到高雄區監理所的檔案應用專區網站(https://komv.thb.gov.tw/cp.aspx?n=13488)線上填寫申請資料，隨時掌握進度。如果偏好傳統方式，也可下載填寫申請書，親自送達或郵寄至高雄區監理所提出申請，並等候通知前去閲覧。
此外，高雄區監理所設有獨立舒適的檔案調閱專區，方便民眾查閱或複製檔案。為了照顧行動不便的民眾，該所亦於一樓增設了「無障礙檔案應用服務區」，提供更便利的檔案申請服務。
近期，澎湖監理站站長王文強也率領同仁前往馬公高中，除鼓勵學生參加機車駕訓、了解駕照考取的過程外，亦向該校推廣檔案應用服務，讓師生瞭解監理機關除了車輛過戶、驗車、考換駕照及違規裁罰外，也提供檔案應用服務。歡迎有需要的民眾善加利用這些服務，以便更好地掌握相關監理資訊。
△ 澎湖監理站向馬公高中推廣檔案應用服務。